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full time Finance & Administrative Coordinator (Concordia Co-op Bookstore)

at Jobs in Montreal Montreal

About the Organization:

The Concordia Community Solidarity Co-op Bookstore (CCSCB) is pleased to offer a viable alternative to the corporate structure, putting students’ best interests above and beyond our own bottom line. As a not-for-profit alternative to corporate bookstores, we are conveniently located right on Concordia’s downtown campus at 2150 Bishop. Offering both new and used books, in addition to a wide variety of artisan consignments, we also boast the largest selection of sex and gender studies titles anywhere in Montreal.

Job Title: Finance and Administrative Coordinator.
Hours per week: 30 (some evening and weekend work may be required)
Salary: $18/hour
Duration: One year contract (Renewable)
Deadline to apply: Friday September 21st, 2012 at 6 p.m.

The Finance and Administrative Coordinator will work alongside the Programming and Outreach Coordinator to manage the organizational needs of the CCSCB.

Primary Tasks and Responsibilities include:

  • Financial Management; including organizing and maintaining all financial documents; drafting monthly and annual budgets; managing payroll; completing government remittances; and liaising with the CCSCB’s accountant, Board Finance Committee and Board Treasurer.
*Maintaining individual and global publisher account records; issuing and tracking publisher account payments, credits, invoices. *Coordinating year-end inventory and audit. *Coordinating academic textbook orders; textbook returns; liaising with professors; internal and external office supply orders. *Human Resources coordination; managing part-time staff and general store operations. *Coordinating Textbook Consignment database, deadlines, consignment forms, and policies. *Maintaining and developing office systems with other staff including archiving, filing, computer and communication systems; liaising with Concordia administrative bodies and services.

Organizational Duties:

*Presenting monthly staff reports to the Board. *Presenting an end-of-year staff report to the membership at the Annual General Meeting. *Ensuring all programming and orders are completed in conjunction with Board-approved budgets. *Collaborating on long-term planning and time-lines with Board and staff. *Participating in organizational visioning/retreats with Board. *Participating in professional development trainings and workshops. *Organizing the Annual General Meeting with the Board and Programming and Outreach Coordinator.

Job Requirements and Assets:

*Experience in finance for Non-Profits or Not-for-Profits; *Excellent time management skills, organizational skills; self-motivation and self-direction; *Bilingualism (French and English, spoken and written); *Strong communication skills; *Ability to problem solve; *Ability to work under pressure; *Ability to work with a computer (PC and Mac), Proficiency in Word and Excel, MYOB, File Maker Pro and LightSpeed; *Understanding of bookkeeping in a retail (inventory and sales-based) context; *Interest in community-based groups and non-corporate, self-managed environment and principles is an asset; *Experience in a bookstore is an asset; *Experience in community outreach, marketing or external relations an asset.

A full Job Description of the Job on Offer can be found here: http://www.co-opbookstore.ca/FAJobDescription.pdf

Application Details:
The CCSCB has a commitment to employment equity in our hiring practices. We encourage applicants to describe the unique contributions they, as individuals with diverse experiences, would bring to the CCSCB in their cover letter or resume. Please indicate clearly in your cover letter that you would like to be considered for Employment Equity.

The ideal candidate is eligible for a subvension salariale through Emploi Quebec www.emploiquebec.net

Please submit your CV and cover letter by Friday September 21st, 2012 at 6 p.m.

By email: board.coopboosktore [at] gmail.com Subject line: “FA Coordinator Position”

By Mail:
1455 de Maisonneuve W.
Suite K-103
Montreal QC
H3G 1M8

Or in Person:
2150 Bishop
Montreal, QC.
H3G 2E9

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted.
For more information you can contact us at 514-848-7445 or email us at board.coopbookstore [at] gmail.com
A full job description is available on our website at
http://www.co-opbookstore.ca

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Offre d’emploi : Coordinateur(trice) de l’administration et des finances

La Librairie Coopérative de Solidarité de l’Université Concordia (LCSUC) est une entreprise viable qui, à l’inverse des structures capitalistes, a comme priorité les intérêts des étudiants. Notre librairie, sans but lucratif et qui se démarque des grandes librairies commerciales, se situe à deux pas du campus de Concordia au centre-ville, au 2150 rue Bishop. En plus d’offrir des livres neufs et usagés, nous avons en magasin une grande variété de consignes artisanales ainsi que la plus grande sélection d’ouvrages sur les
études de genre a Montréal.

Titre de l’emploi : Coordinateur(trice) de l’administration et des finances
Nombre d’heures par semaine : 30 (soirs et fins de semaine peuvent être exigés)
Taux horaire : 18 $
Durée : Contrat d’un an (renouvelable)
Date limite pour poser une candidature : Vendredi le 21 septembre, 2012 à 18 h

Le coordinateur(trice) de l’administration et des finances travaillera de pair avec la coordinatrice de la programmation et des relations extérieures dans le but de répondre aux besoins organisationnels de la LCSUC .

Principales tâches et responsabilités :

Gestion financière : organiser et garder à jour tous les documents, calculer les budgets annuel et mensuels, prendre en charge le système des paies, remplir les subventions gouvernementales, communiquer avec le comptable, le Conseil des finances et le secrétaire du conseil de la LCSUC.
Garder à jour les comptes individuels d‘éditeurs garder à jour les factures, les paiements et les crédits.
Coordonner l’inventaire de fin d’anné et la vérification des finances.
Coordonner les commandes et les retours d’ordre académique; communiquer avec les professeurs, effectuer les commandes d’articles de bureau pour usage interne et vente.
Ressources humaines : gérer les employés à temps partiel et les transactions de vente au détail.
Coordonner la base de données des consignes, les dates limites, les formulaires de consigne et les politiques des manuels scolaires.
Mettre sur pied et maintenir des façons de faire au bureau avec les autres employés, notamment concernant les archives, les classeurs, les systèmes de communication et d’ordinateurs et les échanges avec le corps administratif de l’université Concordia.

Tâches relatives à l’organisation :

Présenter des rapport mensuelles au Conseil.
Présenter un rapport annuel des activités aux membres de l’Assemblée générale annuelle à la fin de l’année.
S’assurer que la programmation et les commandes respectent les budgets approuvés par le Conseil.
Travailler de pair avec le personnel et le Conseil sur la planification à long terme .
Se réunir à l’occasion avec le Conseil dans le cadre de séjours professionnels
Suivre des ateliers et des cours sur divers aspects du développement professionnel.
Organiser l’Assemblée générale annuelle avec le Conseil et la coordinatrice de la programmation.

Expériences requises :

Expérience financière au sein d’organisations non lucratives ou sans but lucratif.
Solides compétences en gestion de temps et en organisation ; autonomie et motivation personnelle.
Bilinguisme (français et anglais, écrit et parlé).
Excellentes habiletés communicatives.
Habileté en résolution de problème.
Habileté à travailler sous pression.
Maîtrise de systèmes informatiques (PC et Mac), des logiciels Word et Excel, MYOB, File Maker Pro et LightSpeed.
Connaissances en comptabilité dans un commerce de vente au détail est un atout.
Intérêt marqué envers des groupes communautaires ; des principes et des environnements autonome sont un plus.
Expérience dans une librairie est un atout.
Expérience au sein de la communauté (relations externes, marketing, aide au public) est un atout.

Une description complete du poste peut etre trouvé ici (en anglais seulment): http://www.co-opbookstore.ca/FAJobDescription.pdf

La LCSUC respecte une politique d‘équité en matière d’emploi. Nous encourageons les candidats et les candidates à nous faire part, dans une lettre de motivation ou un résumé, des contributions uniques qu’ils ou elles, en tant qu’individus aux expériences variées, pourraient apporter à notre entreprise. Veuillez indiquer dans votre lettre de motivation que vous voulez être considéré ou considérée pour l‘égalité en matière d’emploi.

Le candidat idéale sera éligible pour une subvension salariale avec Emploi Québec www.emploiquebec.net.

Pour poser votre candidature, envoyez votre CV et une lettre de motivation avant le 21 septembre, 2012 à 18 h.

Par courrier électronique : board.coopbookstore [at] gmail.com Écrire « Poste de coordinateur FA » dans le titre du message

Par courrier:
1455 de Maisonneuve W.
Suite K-103
Montréal QC
H3G 1M8

Ou en personne :
2150 rue Bishop
Montréal QC
H3G 2E9

Seuls les candidats et candidates qui seront retenus pour une entrevue seront contactés.
Pour plus de détails, vous pouvez nous contacter au 514-848-7445 ou nous écrire au board.coopbookstore [at] gmail.com
Une description complète du poste est disponible sur notre site Internet :
http://www.co-opbookstore.ca


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