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full time Account Documentation Agent (Montreal, QC)

at Jobs in Montreal Montreal


Êtes-vous à la recherche d'un(e):
Environnement de travail stimulant, innovant où votre travail est reconnu et apprécié?
Culture chaleureuse, amicale et serviable?
Rôle de conformité où vous pouvez analyser des comptes corporatifs et travailler directement avec les clients?
Nous sommes à la recherche d'une:
Une personne attentionnée sur les détails qui apprécie les règlements et qui possède une expérience en vérification des documents corporatifs pour les entreprises et les fiducies.
Personne hyper méticuleuse, fonceuse et concentré.
Si vous êtes cette personne et ce que nous offrons est ce que vous cherchez, veuillez soumettre votre candidature ici : https://carrieres-kitco.icims.com/jobs/1278/job

Agent aux comptes et documentation

Description :
Les responsabilités de ce poste incluent, mais ne sont pas limitées à, l'examen des comptes existants ou récemment ouverts pour s'assurer qu'ils sont conformes aux exigences et politiques de Kitco. S'assurer que tout le travail est conforme aux politiques et procédures établies par Kitco et que le suivi est fait afin de fournir le meilleur service à la clientèle.

Responsabilités:
S'assurer que toutes les relations et transactions se font avec le plus niveau de professionnalisme en offrant un excellent service à la clientèle.
Agir en tant que backup de toutes les autres équipes selon les besoins.
Faire parvenir des formulaires d'ouverture de compte aux clients potentiels.
Faire le suivi auprès des clients (par téléphone et/ou par courriel) pour les comptes existants ou nouvellement ouverts.
Vérifier la documentation des clients et s'assurer de sa bonne circulation.
Appeler les clients pour confirmer la réception de leur formulaire d'inscription et les informer des délais pour compléter le dossier.
Travailler conjointement avec la technicienne juridique afin de s'assurer de la conformité légale de tous les processus à suivre.
Ouvrir les comptes dans le système informatique de Kitco.
S'assurer que les politiques de l'entreprise sont communiquées au client à chaque fois et qu'elles sont bien comprises et suivies par ces derniers.
Répondre de façon précise et professionnelle aux demandes et questions provenant de la direction.
Au besoin, valider les comptes créés précédemment.
Autres tâches pouvant être assignées.
Exigences:
2+ années d'expérience dans un poste semblable.
Expérience en vérification de documents d'entreprises et fiducies.
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion de temps; Capacité à prioriser et à accomplir plusieurs tâches à la fois de façon efficace.
Excellente minutie et capacité à travailler sous pression.
Excellentes habiletés en matière de service à la clientèle:
Écoute, validation et empathie
Capacité à travailler avec des clients difficiles ou en colère
Capacités analytiques solides et prouvées.
Auto-motivation et proactif.
Connaissances de la suite Microsoft et Outlook.
Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication.
Capacité à s'adapter au changement.
Attitude positive et capacité à travailler en équipe.
Disposé à apprendre et capacité d'absorber l'information rapidement.
Excellente communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Bonne communication en français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Espagnol et/ou mandarin (parlé et écrit) serait un atout.
L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.
Are you seeking:

A fast-paced, innovative work environment where your hard work is valued and appreciated?
A warm, friendly, helpful employee culture?
A compliance role where you can analyze corporate accounts and work directly with customers?
We are looking for:
A stickler for details who enjoys rules and who has experience in corporate document verification for businesses and trusts.
The right fit; extremely meticulous, driven and focused.
If this sounds like you & what you are looking for, please apply at:https://careers-kitco.icims.com/jobs/1278/job

PURPOSE
The responsibilities of this position include, but are not limited to, examination of existing and new customer account(s) to ensure that they conform to Kitco's compliance requirements and policies. Ensure that all work meets the policies and procedures as established by Kitco and make certain that follow-up is done to provide the best Customer Experience.

RESPONSIBILITIES
Ensure that all dealings are done with the highest level of professionalism in order to provide excellent Customer Experience
Act as a backup to all other teams as required
Send account opening kits to prospects
Customer follow-up (telephone/email) for existing and new accounts
Verify customer documentation and ensure proper documentation flow
Call customers to confirm receipt of application and inform them of respective delays for completion of file
Work closely with Paralegal to assure compliance with Kitco's policies and procedures
Open accounts in Kitco systems
Ensure policies are communicated to customer each time, and make sure they are being followed
Respond to requests from management accurately and professionally
Validate previously created accounts as required
All other tasks as needed
REQUIREMENTS :
2+ years of experience in a similar role
Experience in business/trusts document verification
Strong organizational and time management skills; ability to prioritize and multitask efficiently
Excellent attention to detail and ability to work under pressure
Strong customer service skills
Listening, validating and empathizing
Capacity to deal with irate or difficult customers
Proven analytical skills
Results oriented
Self motivated and proactive
Knowledge of Microsoft Office and Outlook
Strong communication & interpersonal skills
Ability to adapt to change
Positive attitude and team player
Willing to learn and fast learner
Excellent skills in spoken and written English
Strong skills in spoken and written French
Spanish or Mandarin (Written and Spoken) would be an asset
Why work at Kitco?
Since 1977, we have delivered a wide range of precious metal products and services to our customers and we are proud to have offices located worldwide including, Canada, United States, Hong Kong and Shanghai.

We believe in our employees and their capabilities and we encourage them to discover opportunities for growth and further success within Kitco. We reward, appreciate & acknowledge our employees accomplishments & initiatives through employee recognition programs and awards. We offer a positive, friendly work environment, many extracurricular activities such as sports teams, inter-departmental committees and opportunities for continuous training & development.

At Kitco, excellence is neither an occurrence nor an achievement, but an ongoing pursuit that leads to success. For more information we invite you to visit our corporate website at: https://careers-kitco.icims.com/jobs/intro

Apply at Kitco for an opportunity to discover your full potential!

What you can look forward to:
Innovative, progressive, friendly and open work environment
Career advancement opportunities
Continuous training and development
Employee reward and recognition programs
Inter-departmental social, fitness and communications committees
Recreational sports teams such as hockey, softball, soccer and volleyball
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